Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Valeno GmbH
Siglstr. 14 b, 82211 Herrsching
Telefon: +49 8152 9833963
E-Mail für Datenschutzanfragen: info@valeno.io

Die Valeno GmbH ist Verantwortliche im aktuellen Test-/Pilotbetrieb. Sobald der Verband die Trägerschaft übernimmt, wird diese Erklärung entsprechend angepasst. Ein Datenschutzbeauftragter ist bei der Valeno GmbH aufgrund der Unternehmensgröße gesetzlich nicht zu bestellen.

2. Wozu wir Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um den Talentsichtungstag durchzuführen: von der Anmeldung über die automatische Zuordnung zum zuständigen Stützpunkt, den Check-in am Sichtungstag, die Turnier- und Mannschaftsplanung, die Leistungsbewertung durch Trainer:innen bis hin zur Auswertung durch die zuständigen Stellen des Verbands.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten (Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 8 DSGVO), da die Kinder das nach Art. 8 DSGVO erforderliche Mindestalter regelmäßig noch nicht erreichen. Die Einwilligung geben Sie bei der Anmeldung über gesondert anzukreuzende Kästchen; der Text jeder Einwilligung ist versioniert, aktuell Fassung 2026-11-neutral. Ändern wir einen Einwilligungstext, gilt die neue Fassung nur für neue Einwilligungen — bereits erteilte Einwilligungen bleiben mit dem Text verknüpft, dem Sie tatsächlich zugestimmt haben. Zusätzlich zu dieser Einwilligung können Sie optional und gesondert widerruflich in Foto- und Videoaufnahmen am Sichtungstag einwilligen; ohne diese gesonderte Einwilligung finden keine Aufnahmen Ihres Kindes statt.

Für den technischen Betrieb der Anmeldung selbst (z. B. Speicherung zur Abwicklung der Teilnahme) stützen wir uns ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Zugriffsprotokoll (Abschnitt 6) auf unser berechtigtes Interesse, Personendaten Minderjähriger vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Welche Daten wir verarbeiten

Angaben zum Kind:

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Verein, Position, Postleitzahl und Ort.

Angaben zu den Erziehungsberechtigten:

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer.

Bei einer Anmeldung durch eine Vereinstrainer:in zusätzlich:

Name, Verein und E-Mail-Adresse der anmeldenden Trainer:in — zur Nachvollziehbarkeit, wer die Anmeldung eines Kindes veranlasst hat.

Leistungsbewertungen:

Am Sichtungstag erfassen Trainer:innen Bewertungen ausschließlich anhand von Leibchenfarbe und -nummer — ohne Namen. Die Zuordnung einer Bewertung zu einem Kind erfolgt technisch erst im Auswertungsbereich und ist auf berechtigte Rollen der zuständigen Stellen des Verbands beschränkt.

4. Wer die Daten erhält

Innerhalb der Anwendung sehen nur die für den jeweiligen Stützpunkt bzw. Bezirk zuständigen Trainer:innen und Verantwortlichen die Anmeldedaten ihres Termins; die Gesamtauswertung steht den zuständigen Stellen des Verbands zur Verfügung, übergeordneten Verbandsstellen ausschließlich lesend im Rahmen der Talentsichtung.

Für den technischen Betrieb setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO, jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag):

• Hostinger — Server- und Datenbank-Hosting in einem Rechenzentrum in der EU. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist vorgesehen.
• IONOS SE (Deutschland) — Versand von Bestätigungs- und Bestätigungslink-E-Mails. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist vorgesehen.

Im aktuellen Test-/Pilotbetrieb ist die Valeno GmbH selbst Verantwortliche und damit kein Auftragsverarbeiter. Sobald der Verband die Trägerschaft übernimmt, wird die Valeno GmbH als technische Betreiberin im Auftrag des Verbands tätig; diese Erklärung wird dann entsprechend angepasst.

Alle eingesetzten Dienste befinden sich ausschließlich in der EU/in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

5. Wie lange wir Daten speichern

Die Stammdaten eines Kindes werden 6 Monate nach dem letzten Sichtungstermin anonymisiert, wenn keine Einladung zu einer weiteren Sichtungsmaßnahme erfolgt ist — 24 Monate, wenn eine Einladung erfolgt ist. Bei der Anonymisierung werden Name, Kontaktdaten und Wohnortbezug entfernt; Jahrgang und Bewertungen bleiben ohne Personenbezug für die Statistik erhalten. Einwilligungen werden mit der Anonymisierung gelöscht.

Bestätigen Sie eine Anmeldung nicht über den per E-Mail zugesandten Bestätigungslink (Double-Opt-in), wird die unbestätigte Anmeldung automatisch nach 14 Tagen gelöscht.

Zugriffsprotokolle werden nach 24 Monaten, abgelaufene Bestätigungs- und Anmeldelinks nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Diese Fristen sind technisch konfigurierbar und gelten, solange der Verband keine abweichenden Vorgaben macht.

Zusätzlich führen wir ein Versandprotokoll zu jeder von der Anwendung verschickten E-Mail — gespeichert werden ausschließlich Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus, niemals der Inhalt der Mail selbst. Es dient der Nachvollziehbarkeit, ob und wann eine bestimmte Mail verschickt wurde. Diese Einträge werden nach 24 Monaten gelöscht, spätestens jedoch, sobald der zugehörige Datensatz (z. B. die Anmeldung) gelöscht wird.

Tägliche Datensicherungen werden verschlüsselt (AES-256) abgelegt und nach 14 Tagen rotierend überschrieben.

6. Zugriffsprotokoll

Jeder Zugriff auf Bewertungs- und Personendaten wird protokolliert (wer, wann, welche Daten). Dieses Protokoll dient ausschließlich der Nachvollziehbarkeit, falls der Verdacht eines unbefugten Zugriffs auf Daten Minderjähriger besteht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie und Ihr Kind gespeichert haben (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung bzw. Anonymisierung der Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), und
• jederzeitigen Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft — ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wenden Sie sich dazu an uns (Kontakt siehe Abschnitt 1). Unrichtige Angaben zu Adresse, Verein und Kontaktdaten sowie Ihre E-Mail-Adresse können Sie im Elternportal unter „Konto“ auch selbst berichtigen.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

9. Cookies und Tracking

Die Anwendung setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HTTP-only) ein, das eine angemeldete Sitzung erkennbar hält. Es gibt kein Tracking, keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Weitergabe von Nutzungsdaten an Dritte. Der Schutz des Anmeldeformulars vor automatisierten Zugriffen (Bots) erfolgt serverseitig, ohne Einbindung eines CAPTCHA-Drittdienstes.

Meldet eine Vereinstrainer:in mehrere Kinder nacheinander an, merkt sich der Browser ihre eigenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Verein) und den gewählten Termin für die nächste Anmeldung. Das geschieht nur im Browser-Tab und endet, sobald der Tab geschlossen oder „Angaben leeren“ gewählt wird. Angaben zum Kind und zu den Erziehungsberechtigten werden dabei nicht gemerkt.

10. Freiwilliges Kalender-Abo

Angemeldete Trainer:innen und Erziehungsberechtigte können auf der Kalenderseite einen persönlichen Abo-Link erzeugen, damit Termine im eigenen Kalender erscheinen. Das ist freiwillig und jederzeit beendbar; ein neuer Link macht den alten sofort ungültig. Der Link funktioniert ohne Anmeldung: Wer ihn kennt, sieht die Termine. Gespeichert wird nur ein Hashwert des Links.

Übertragen werden nur Art und Stützpunkt bzw. Einheit, Zeit, Ort und eine etwaige Absage, also keine Namen von Kindern, Eltern oder Trainer:innen, keine Noten und keine Absagegründe. Die Termine gehen an den von Ihnen gewählten Kalenderanbieter (z. B. Apple oder Google). Für die Verarbeitung dort ist dieser Anbieter verantwortlich; er kann auch außerhalb der EU sitzen.

11. Kaderlisten der Auswahl-Maßnahmen

Mit der Kader-Einwilligung in der Fassung vom 10.11.2026 sehen bei Einladungen zu Bezirkstraining, Regionalauswahl oder Verbandsauswahl auch die Stützpunktleitungen und Trainer:innen aller Stützpunkte der Bezirksgruppe, der Region bzw. des Verbands die Kaderliste der Maßnahme: Vor- und Nachname, Verein, Stützpunkt und Position, kein Geburtsdatum und keine Kontaktdaten. Kinder, deren Eltern dieser Fassung noch nicht zugestimmt haben, erscheinen dort nicht namentlich.

12. Nachrichten und Umfragen an Eltern (freiwillig)

Organisatorische Nachrichten und Umfragen zu Training und Maßnahmen schicken wir Ihnen nur mit einer eigenen, freiwilligen Einwilligung, die Sie im Elternportal unter „Konto“ je Kind erteilen. Sie ist nicht Teil der Kader-Einwilligung: Ohne sie ändert sich für den Platz Ihres Kindes im Kader nichts. Absender sind die Stützpunktleitung, die Stützpunktkoordination, der Verband und die Verantwortlichen einer Maßnahme. Die Nachrichten erscheinen im Elternportal; per E-Mail erhalten Sie nur einen Hinweis ohne Nachrichtentext, eine Push-Mitteilung nur, wenn Sie sie eingeschaltet haben. Angaben zu Leistung oder Gesundheit Ihres Kindes stehen darin nicht. Die absendende Stelle sieht, ob Sie eine Nachricht gelesen und bei einer Umfrage welche der vorgegebenen Antworten Sie gewählt haben; Freitext gibt es nicht, und Sie sehen weder andere Familien noch deren Antworten.

Jede erziehungsberechtigte Person willigt mit ihrem eigenen Zugang selbst ein. Sie können die Einwilligung jederzeit im Elternportal mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Mit dem Widerruf sehen Sie zu diesem Kind keine Nachrichten mehr, und Ihre Antworten werden gelöscht. Nachrichten und Umfragen an Sie werden zum Saisonende zuzüglich sechs Monaten gelöscht.